lunes, 19 de marzo de 2012

Rumbo a las II Jornadas de Rol y Juegos de Mesa de Huelva (VI): La organización

Escribo esto tras una semana sin muchas novedades, aunque hemos lanzado una segunda fase de trabajo en busca de nuevas posibilidades de colaboración, mientras sopesamos posibilidades para el cartel, que esperemos esté para Semana Santa a más tardar. En todo caso, al tener el XIII Salón del Manga de Jerez esta misma semana, muchos ultimamos detalles para las partidas que llevaremos. Quiero destacar personalmente la partida de Inocentes que llevará Carolina, La Dama de Blanco, que ya contó con éxito en las jornadas de La Última Posada y que, tras leerla profundamente, me dejó una grata impresión.

Hoy, en nuestro periplo a través de todo lo que conlleva organizar un evento "pequeño", nos pararemos en la organización. La organización entendida, por supuesto, como un grupo de personas que coordinan y se encargan de velar por la buena disposición de las actividades, ofertas y demás posibilidades que el evento dé de sí. El corpus organizativo es fundamental para el buen funcionamiento de las jornadas, y en él se plasma algo tan determinante como la buena atención y la comunicación fluida que debe haber entre asistentes y estos mismos: cuando te atienden bien, sales más contento.

 Aquí los amigos de la Marca, que sin ser organizadores oficiales, cumplen su cometido fundamental como colaboradores en su área.

Los organizadores pertenecemos todos a la asociación encargada de crear las jornadas. Así, nosotros personalmente contamos con un grupo de ocho que estarán a tiempo completo, mientras que luego otros se prestarán durante determinados días para complementar y auxiliar en funciones. Este número se antoja insuficiente, pero afortunadamente podemos contar con otros colaboradores que cobran esta función en un campo concreto, como podría ser los juegos de mesa. De esta forma, la mayoría de nosotros tomará unas asignaciones puntuales, aunque se formen pequeños núcleos que alternen posiciones con la idea de no resultar aburrido. Pongamos un ejemplo: siempre debe haber un organizador en Información, lugar esencial situado a la entrada al recinto, en los que puedes comprar los boletos de lotería, apuntarte a torneos, informarte sobre cualquier aspecto concreto, etc. Otro se situará en el Bar, lugar en que se compra comida/bebida, y que también sirve como apoyo informativo. Con idea de que un organizador no pase todo el tiempo en un sitio, estos dos podrán rotarse sin problemas. Estas son posiciones fijas, pero siempre he creído fundamental la existencia de una pareja o más de personas, en función de varios factores, que no tenga un lugar fijo para su asignación, sino que se dedique a ir de un lado a otro ayudando y velando desde una perspectiva móvil y general: esto siempre es de agradecer. En definitiva, la asignación de puestos fijos y móviles, así como una buena planificación y reparto horario, hará que los organizadores cumplan mejor las expectativas y rindan de forma más elevada. 

¿Quién es aquí el organizador? Fallo nuestro en las jornadas pasadas, que solo disponíamos de una plaquita algo escasa. Este año, como en todo, intentamos mejorar.

Otra máxima que habríamos de tener en cuenta es la propia disponibilidad del organizador con el asistente, ententiendo esto como una función auxiliar y organizativa fundamental: de esta manera, propiciar una buena comunicación, abierta, flexible y paciente dará como resultado un efectivo tratamiento con estos, que conducirá a una mayor experiencia gratificante para los asistentes. Hay en muchas ocasiones cierto tufillo entre estos miembros en algunos eventos, que parece han montado el mismo para ellos, cuando es precisamente todo lo contrario: el organizador disfruta pringando para los demás, y debe sentirse cercano a la causa y objetivos del evento. Esto no quiere decir que hayas de pasártelo mal, pues imagino que todos los que lean esto y hayan trabajado como tales en algunas jornadas y parecidos lo habrán pasado muy bien. A todos nos gusta ir de asistentes, pero creo que no comprendes del todo cómo funciona esto hasta que no te has metido en ambos lados. Con todo esto, es necesario que el organizador cuente con la información suficiente cara a horarios, normas, e incluso prenda estos de algún tipo de opinión personal: al fin y al cabo, si me piden recomendación sobre Dungeons and Dragons o El Anillo Único, entramos en algo subjetivo ¿no? Una buena disposición del organizador ayudará a contemplar una mayor sensación de bienestar en las jornadas, lo cuál no quiera decir que tengamos que estar todo el tiempo detrás de los asistentes comiéndoles la oreja, como se suele decir.

Por último, que los organizadores sean fácilmente reconocibles habría de ser otra medida importante. Es algo que se cumple en todas las jornadas, pero no está de más recordarlo: camisetas concretas, logo de la asociación, de las jornadas, chapas identificativas, etc. Esto ayuda a una correcta diferenciación de unos y otros, facilitando la resolución de dudas o problemas.

Un ejemplo de buena identificación

Hemos hablado de varias cosillas, pero quiero destacar por última vez la importancia del carácter del miembro organizador: la calidad humana es la que, para mí, siembra diferencias entre unos y otros. Más allá, podrá haber un mayor o menor acierto, pero sentirte escuchado, aconsejado e importante, sentir que esto es para ti y por eso estoy yo, es lo que desnivela la calidad de unas jornadas. De eso somos muy conscientes en Tierras de Fantasía, así que solo tenéis que buscarnos: camisetas rojas, logo en la espalda bajo una única palabra: Organización.
 

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